1. Premessa. Le regole seguenti si applicano esclusivamente ai possessori di Buoni Vacanza Gaia Natura & Benessere e le modalità ed i criteri di utilizzo sono indicate sugli stessi.
Gaia Natura e Benessere è l'organizzatrice e proprietaria dei diritti di fornitura degli stessi all’utente finale anche per il tramite di un’agenzia intermediaria. L’agenzia venditrice vende i Buoni di Gaia Natura & Benessere non assumendo in proprio alcuna responsabilità in merito all’organizzazione del soggiorno, ma solo le responsabilità inerenti i rapporti fra il viaggiatore e Gaia Natura & Benessere curando per essa i propri diritti e interessi.

2. Validità Buono Vacanza Gaia.  Il Buono Vacanza Gaia è valido per un soggiorno di due adulti e un bambino. Offre la possibilità di scegliere tra le due soluzioni: 4 notti (da domenica a mercoledì compreso) oppure 3 notti (da giovedì a sabato compreso), salvo diverse indicazioni segnalate sul catalogo.

E’ utilizzabile presso le strutture partner di Gaia, solo previa prenotazione e riconferma da parte del nostro ufficio booking, e la sua scadenza è indicata sul Buono stesso.

Non è previsto alcun rimborso per i buoni non utilizzati entro la scadenza. Il Buono Vacanza Gaia è cedibile a terzi.

Non è possibile utilizzare i Buoni Vacanza consecutivamente nella stessa struttura, nel caso si desideri prolungare la vacanza verranno applicate delle tariffe per le notti aggiuntive pari o inferiori a quelle di listino; è possibile invece utilizzare i buoni consecutivamente in strutture differenti

3. Periodi. Verde - Soggiorno gratuito. Il Buono Vacanza è valido per il solo pernottamento da effettuarsi nei periodi verdi e con i supplementi obbligatori indicati sul Catalogo.
Giallo e Rosso - Soggiorni a tariffe agevolate. Il Buono Vacanza è valido alle condizioni riportate sul catalogo relative ai periodi gialli e rossi, che prevedono sempre uno sconto sulle tariffe ufficiali.

E’ richiesto il pagamento di una quota proporzionale al periodo scelto, che verrà comunicata all'atto della prenotazione dall'ufficio booking 

4. Catalogo. Il Catalogo delle strutture è solo on line, poiché le stesse sono in continuo aggiornamento, ed è presente sul sito www.gaiavacanze.it; Gaia Natura & Benessere può aggiungere o eliminare determinate strutture, inserire offerte speciali o modificare i listini relativi alle strutture presenti.

Ogni agriturismo, dimora storica o beauty farm convenzionata con Gaia Natura & Benessere, ha un'intera pagina dedicata e personalizzata contenente ubicazione, descrizione, servizi, fotografie, listino con indicazione dei periodi verdi e degli eventuali supplementi obbligatori da saldare in loco. Le immagini sono reali e appartenenti alla struttura relativa, ma sono a titolo esemplificativo:  la sistemazione degli ospiti potrebbe avvenire in camere o appartamenti differenti da quelli riprodotti.

5. Richieste di disponibilità. La richiesta di disponibilità può essere effettuata dal possessore del Buono Vacanza sia telefonicamente che via e-mail; il cliente in entrambi i casi è tenuto a fornire il numero identificativo del Buono Vacanza, i suoi dati anagrafici ed un recapito telefonico. In caso di mancata disponibilità della struttura preferita nella data richiesta dal cliente, Gaia Natura & Benessere offrirà in alternativa la prima data disponibile nella struttura scelta, e delle altre strutture nella data richiesta; sarà libera scelta del cliente decidere se e quale alternativa confermare.

Si ricorda che la conferma da parte del cliente è impegnativa per il cliente stesso, anche se effettuata solo telefonicamente.

6. Prenotazioni. Le prenotazioni per i periodi verdi saranno ritenute valide da Gaia Natura & Benessere alla conferma telefonica da parte del cliente, mentre da quest'ultimo al ricevimento del voucher di prenotazione, che è un vero e proprio documento di viaggio, indicante l'indirizzo e il recapito telefonico della struttura confermata, la data prescelta, il nome dei clienti, l'età di eventuali bambini, la sistemazione, il trattamento, i supplementi obbligatori da saldare in loco; il voucher deve quindi essere controllato dal cliente per verificare l'esattezza della prenotazione, essendo l'unico documento che ne attesta la veridicità per entrambi. Inoltre, solo per i periodi gialli e rossi, la conferma sarà ritenuta valida al ricevimento del pagamento relativo come da art.7 del presente regolamento, comunicato all'atto della prenotazione dall'ufficio booking.

In nessun caso il cliente potrà presentarsi direttamente ad una delle strutture partner chiedendo di onorare il Buono, poiché sono ritenute valide unicamente le prenotazioni con relativo voucher di  riconferma effettuate tramite il nostro ufficio.

7. Pagamenti. Le prenotazioni nei periodi a pagamento (gialli e rossi), saranno ritenute valide soltanto se accompagnate da un acconto pari al 25% dell’importo totale del soggiorno più € 18,00 di quota di prenotazione; il saldo dovrà pervenire almeno 30 gg prima dell’inizio del soggiorno. Trascorsi tali termini le prenotazioni saranno considerate nulle e saranno soggette alle relative penalità di cui all’Art. 12.

Per prenotazioni a breve scadenza (meno di 30 gg dall’arrivo) è necessario inviare subito il saldo.

Eventuali accordi diversi possono essere decisi all'atto della prenotazione, ma devono essere segnalati  sul voucher di conferma.

8. Diritti di prenotazione. Per ogni prenotazione in Agriturismo o Dimora storica o Beauty farm è dovuta a Gaia Natura & Benessere una somma pari a € 18,00 per ogni Buono Vacanza. La suddetta quota  include: diritti di prenotazione, spese di segreteria, postali, telefoniche.

In caso di annullamento di una prenotazione da parte del cliente prima del pagamento dei diritti di prenotazione, essi saranno comunque dovuti a Gaia Natura & Benessere, e saranno nuovamente richiesti per la conferma successiva. Nel caso di mancato pagamento dei diritti di prenotazione Gaia Natura & Benessere ha il diritto di annullare la relativa prenotazione ed inibire l'utilizzo del Buono Vacanza fino al saldo della quota dovuta.

9. Prezzi. I prezzi indicati sono da intendersi a camera o ad appartamento, secondo la sistemazione specificata sul catalogo e sono comprensivi di Iva di legge e percentuali di servizio. Ogni servizio al di fuori di quelli confermati specificatamente per iscritto tramite il voucher, sarà da riconoscersi in loco presso la struttura ospitante. Colazioni, pasti, trattamenti benessere, trasferte, animazione, corsi, servizio spiaggia e quant’altro non menzionato saranno, se richiesti, a pagamento.
Le quote non comprendono il costo di eventuali letti aggiunti utilizzati da adulti o considerati tali. Per quanto riguarda i consumi dell’acqua, dell’energia elettrica, del gas, della biancheria da camera, da cucina e da bagno, le pulizie finali, consultare le condizioni specifiche relative alle singole strutture.

10. Variazioni. Qualora cause di forza maggiore lo rendessero necessario, Gaia Natura & Benessere si riserva il diritto di sostituire l’alloggio e/o la località di soggiorno. Il viaggiatore deve comunicare per iscritto a Gaia Natura & Benessere la propria scelta di recedere o di fruire del pacchetto alternativo entro e non oltre 2 gg dal ricevimento della proposta alternativa. La mancata accettazione da parte del cliente di eventuali variazioni, impegnerà Gaia solo ed esclusivamente alla restituzione delle somme corrisposte dal cliente in relazione alla prenotazione, ma non alla restituzione dell'importo relativo al Buono Vacanza, che resterà valido alle medesime condizioni.

11. Cessione del contratto. Il viaggiatore può cedere la propria prenotazione ad altra persona previa comunicazione a Gaia Natura e Benessere indicando le generalità ed il recapito telefonico del cessionario. Il cedente e il cessionario sono solidamente responsabili per il pagamento del saldo del prezzo per i soggiorni previsti nei periodi gialli e rossi, e degli eventuali supplementi obbligatori previsti nel periodo verde.

12. Recesso - annullamento. In caso di recesso dalla prenotazione per cause non attribuibili a Gaia Natura e Benessere, il viaggiatore è comunque sempre tenuto al pagamento dei diritti di prenotazione e delle seguenti penalità, calcolate in base al listino ufficiale della struttura confermata:
- il 10% dell’intero importo fino a 30 gg prima dell’inizio del soggiorno;
- Il 25% dell’intero importo da 29 a 20 gg prima dell’inizio del soggiorno;
- Il 50% dell’intero importo da 19 a 10 gg prima dell’inizio del soggiorno;
- Nel caso la prenotazione venga annullata da 9 a 3 gg prima dell'inizio del soggiorno, il 50 % dell'intero importo e il Buono Vacanza verrà considerato come utilizzato;
- Nel caso la prenotazione venga annullata negli ultimi due giorni prima dell'inizio del soggiorno, o qualora il cliente non si presenti alla struttura, il 75 % dell'intero importo e il Buono Vacanza verrà considerato come utilizzato;
Per evitare di incorrere nelle sopraindicate penalità, il cliente ha la facoltà di cedere il proprio Buono Vacanza e la relativa prenotazione ad altri, previa segnalazione all'ufficio booking.

13. Reclami. In caso di eventuali reclami inerenti i servizi ricevuti, il cliente ha diritto a ricevere ogni delucidazione in merito alla contestazione;  a tal fine è invitato a segnalare direttamente in loco ai titolari della struttura ospitante il motivo dell'eventuale lamentela e, qualora non venisse risolta, di prendere immediato contatto con Gaia Natura & Benessere. Se le argomentazioni esposte da Gaia Natura & Benessere non dovessero essere esaurienti, il viaggiatore potrà altresì sporgere reclamo scritto tramite raccomandata da inviare entro e non oltre 7 gg lavorativi dal rientro, specificando e dettagliando tutti i motivi oggetto del reclamo.

14. Responsabilità. Nessuna responsabilità sarà attribuibile a Gaia per danni causati da: scioperi, sospensione o ritardi per avverse condizioni atmosferiche, calamità naturali, atti di terrorismo, incidenti stradali, mancanza d’acqua, di energia elettrica, interruzioni delle comunicazioni. Questi casi, o altri simili, non possono essere imputabili all’organizzatrice né ai fornitori di servizi. Eventuali costi supplementari o danni sopportati dal cliente per queste cause, non saranno pertanto rimborsati né tantomeno lo saranno le prestazioni che, per tali cause, venissero meno o non fossero recuperabili. L’organizzatrice, inoltre, non potrà essere ritenuta responsabile di eventuali danni che derivino da iniziative autonome assunte dal viaggiatore nel corso del soggiorno.

15. Foro competente. Per eventuali contestazioni e controversie sarà esclusivamente competente il Foro di Milano.

16. Consegne. I termini e le modalità di consegna degli appartamenti/camere, sono specificate all’interno del catalogo e in relazione alle singole strutture. Qualora, a causa di forza maggiore, l’arrivo dovesse subire dei ritardi è necessario avvertire direttamente la direzione della struttura.